АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 17.02.1997 N 79-р
Утратило силу - Распоряжение
Администрации Псковской области
от 29.10.2020 г. № 561-р
Об утверждении Временного положения о порядке
ведения и хранения личного дела государственного
служащего государственной службы Администрации области
В соответствии со статьей 9 Закона области "О государственной
службе Псковской области":
1. Утвердить прилагаемое Временное положение о порядке ведения
и хранения личного дела государственного служащего государственной
службы Администрации области.
2. Возложить обязанности по оформлению, ведению и хранению
личных дел государственных служащих структурных подразделений
Аппарата Администрации области и руководителей органов управления
Администрации области на отдел по работе с кадрами комитета
государственной службы и местного самоуправления Администрации
области.
3. Руководителям органов управления Администрации области
возложить обязанности по оформлению, ведению и хранению личных дел
государственных служащих этих органов на кадровые службы органов, а
при их отсутствии - на специально назначенных лиц.
4. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить на
заместителя Главы Администрации области Христофорова А.Н.
Глава Администрации области Е.Э.Михайлов
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Администрации области
от 17.02.1997 N 79-р
ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке ведения и хранения личного дела государственного
служащего государственной службы Администрации области
Настоящее Временное положение определяет порядок ведения и
хранения личного дела государственного служащего, замещающего
государственную должность государственной службы в Администрации
области, включенную в Реестр государственных должностей
государственной службы Псковской области (далее - государственного
служащего) и действует до вступления в силу соответствующих
федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской
Федерации.
1. В личное дело государственного служащего Администрации
области, замещающего государственную должность государственной
службы, включенную в Реестр государственных должностей
государственной службы области, вносятся документальные сведения,
связанные с поступлением на государственную службу области,
нахождением на государственной службе и ее завершением.
Личное дело государственного служащего оформляется после
издания распоряжения (приказа) о его приеме на работу.
2. Личное дело государственного служащего должно включать
только сведения, предусмотренные федеральными законами, законами
области, иными федеральными и областными нормативными правовыми
актами, определяющими условия и порядок поступления на
государственную службу области и ее прохождение, а также сведения о
предыдущей трудовой деятельности государственного служащего.
Перечень документов, входящих в личное дело государственного
служащего, включает в себя:
1) Опись документов, имеющихся в личном деле;
2) Личное заявление (в соответствии с ГОСТ 6/38-90);
3) Анкета (личный листок по учету кадров) с фотографией
размером 3х4 см, на матовой бумаге, без уголков;
4) Дополнение к личному листку по учету кадров (анкете);
(формы документов применяются в соответствии с действующей
инструкцией по делопроизводству);
5) Копия диплома или иного документа об образовании;
6) Документы ВАК о присуждении ученой степени и присвоении
ученого звания, об имеющихся изобретениях;
7) Копии рекомендательных писем или характеристик,
предоставляемых в соответствии с законом;
8) Медицинское заключение о состоянии здоровья;
9) Справка из органов государственной налоговой службы о
представлении сведений об имущественном положении;
10) Копии документов о назначении на государственную должность
и других перемещениях по государственной службе;
11) Материалы по установлению стажа государственной службы;
12) Один экземпляр трудового договора, который подписывается
государственным служащим, а со стороны Администрации области Главой
Администрации или по его поручению заместителем Главы
Администрации, курирующим подразделение, в которое принят на
государственную службу государственный служащий области, либо
руководителем Аппарата Администрации области;
13) Копии документов о повышении квалификации или
переподготовке государственного служащего;
14) Копии документов о предоставлении отпусков, подлежащие
временному хранению;
15) Материалы по аттестации (аттестационные листы, служебные
характеристики-отзывы);
16) Материалы о проведении государственного квалификационного
экзамена, о присвоении по его результатам квалификационного разряда
(классного чина);
17) Материалы по участию в конкурсе на замещение вакантной
государственной должности государственной службы в Администрации
области, прохождению испытания при замещении государственной
должности.
3. Сведения об участии государственного служащего в конкурсе на
замещение вакантной государственной должности государственной
службы в Администрации области, о прохождении испытания при
замещении государственной должности государственной службы, о
проведении аттестации, о проведении государственного
квалификационного экзамена для присвоения квалификационного разряда
(классного чина) вносятся в личное дело в соответствии с законами и
иными нормативными правовыми актами области, определяющими порядок
и условия их проведения.
4. Сведения, находящиеся в личном деле государственного
служащего, должны подтверждаться документами, установленными
законодательством Российской Федерации, а также выписками из
документов находящихся у государственного служащего, заверенными
нотариально или соответствующими кадровыми службами по месту
трудовой деятельности.
5. Сведения обо всех изменениях, происшедших после оформления
личного дела государственного служащего, отражаются в Дополнении к
личному листку по учету кадров (анкете). Дополнения включают два
раздела: в первом фиксируются сведения о перемещении по службе,
аттестации, присвоении квалификационного разряда, во втором -
данные об изменении в учетных признаках после заполнения анкеты:
образование, повышение квалификации, воинское звание, пребывание в
загранкомандировках, участие в центральных, краевых, областных и
муниципальных выборных органах, награждение орденами и медалями,
изменение места жительства и семейного положения, копии документов
о назначении пенсии и другие сведения.
6. Государственный служащий обязан современно (в месячный срок)
сообщать об изменениях, произошедших в паспортных, адресных данных,
об образовании, повышении квалификации, переподготовке, о
постановке на воинский учет и снятии с воинского учета, присвоении
ученых степеней, почетных званий и других изменениях.
Все вносимые изменения должны быть подтверждены
соответствующими документами.
7. Личные дела государственных служащих регистрируются в книге
(журнале) учета личных дел с нижеперечисленными графами:
- порядковый номер личного дела государственного служащего;
- фамилия, имя, отчество государственного служащего;
- дата постановки личного дела на учет;
- дата снятия личного дела с учета
Ежегодно в соответствующей кадровой службе должна проводиться
проверка наличия и состояния личных дел государственных служащих,
которая фиксируется в Дополнении к личному листку по учету кадров.
По результатам проверки составляется акт.
8. Личное дело государственного служащего ведется кадровой
службой Администрации области, или соответствующего органа
управления Администрации области, либо лицом, ответственным за
ведение и сохранность личного дела, и имеет персональный
регистрационный номер, который присваивается кадровой службой
Администрации области или соответствующего органа управления
Администрации области.
Личные дела государственных служащих хранятся в отделе кадров
как документы строгой отчетности.
9. Запрещается сбор и внесение в личное дело сведений о
политической и религиозной принадлежности государственного
служащего, а также о его частной жизни.
10. Государственный служащий имеет право на ознакомление с
документами и материалами своего личного дела, служебными
характеристиками и отзывами о своей деятельности и иными
документами до внесения их в личное дело, а также приобщение к
личному делу своих объяснений.
11. Право на ознакомление с материалами личного дела
государственного служащего имеют:
- руководители государственного служащего;
- работники соответствующей кадровой службы;
- управляющий делами Администрации области;
- руководитель Аппарата Администрации области;
- другие должностные лица - по письменному требованию,
подписанному Главой Администрации области, его заместителями,
руководителем Аппарата или соответствующего органа управления
Администрации области.
Отметка о выдаче и возврате личного дела государственного
служащего делается в журнале учета.
12. Работники, допустившие разглашение сведений, содержащихся в
личном деле государственного служащего, затрагивающие его жизнь,
честь и достоинство, несут ответственность, предусмотренную Законом
области "О государственной службе Псковской области".
13. Ведение нескольких личных дел на одного государственного
служащего не допускается.
14. Руководители органов управления Администрации области
должны обеспечивать:
- организацию ведения личного дела государственного служащего в
соответствии с настоящим Временным положением и неукоснительное
соблюдение при этом конституционных прав и гарантий
государственного служащего, предусмотренных Законом области "О
государственной службе Псковской области";
- назначение лиц, ответственных за ведение и сохранность
личного дела государственного служащего;
- своевременное внесение в личное дело государственного
служащего соответствующих сведений и ознакомление его со своим
личным делом.
15. Передача и приемка личного дела государственного служащего
при его переводе из одного органа управления Администрации области
в другой орган осуществляется по акту, подписанному
соответствующими руководителями органов управления Администрации
области, либо отражается в специальной книге учета, которая ведется
кадровой службой соответствующих органов.
16. Все поступающие в личное дело документы располагаются в
хронологическом порядке, листы нумеруются, кроме внутренней описи и
листа дополнения к анкете.
В заключительной части личного дела помещается лист-заверитель,
который заполняется при передаче дела в архив.