Распоряжение Администрации города Пскова от 23.05.2014 № 292-р
Об утверждении Положения об архиве Администрации города Пскова, Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации города и назначении экспертной комиссии Администрации города Псков
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПСКОВА РАСПОРЯЖЕНИЕ от 23.05.2014 N 292-рОб утверждении Положения об архиве Администрациигорода Пскова, Положения о постоянно действующейэкспертной комиссии Администрации города и назначенииэкспертной комиссии Администрации города Псков Для обеспечения правильности ведения делопроизводства, хранения, учёта и практического использования документов Администрации города до передачи их на государственное хранение в Государственное казенное учреждение Псковской области "Государственный архив Псковской области", в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Пскова, утверждённой Распоряжением Администрации города Пскова от 22.09.2005 N 3122-р руководствуясь статьями 32, 34 Устава муниципального образования "Город Псков": 1. Утвердить: 1) Положение об архиве Администрации города, согласно Приложению N 1 к настоящему Распоряжению. 2) Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации города согласно Приложению N 2 к настоящему Распоряжению. 2. Назначить экспертную комиссию Администрации города Пскова в следующем составе: Председатель комиссии: Петрова Г.В. - управляющий делами Администрации города Пскова; Секретарь комиссии: Николаева И.О. - ведущий документовед организационного отдела Администрации города Пскова; Члены комиссии: Ковальчук Е.О. - начальник организационного отдела Администрации города Пскова; Дмитриева Д.М. - заместитель начальника организационного отдела Администрации города Пскова; Андреева Л.А. - консультант организационного отдела Администрации города Пскова; Булимова О.А. - консультант отдела нормативного обеспечения и судебной работы Комитета правового обеспечения Администрации города Пскова. 3. Считать утратившим силу Распоряжение Администрации города N 2194-р от 28.08.2006 "Об утверждении Положения об архиве и Положения об экспертной комиссии Администрации города". 4. Опубликовать настоящее Распоряжение в газете "Псковские Новости" и разместить на официальном сайте муниципального образования "Город Псков" в сети интернет. 5. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на управляющего делами Администрации города Пскова Петрову Г.В.И.п.Главы Администрации города Пскова А.А.Тимофеев Приложение N 1 к Распоряжению Администрации города Пскова от 23.05.2014 N 292-р ПОЛОЖЕНИЕ об архиве Администрации города Пскова 1. Общие положения 1) Документы Администрации города Пскова (далее - Администрация города), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и являются муниципальной собственностью. Эти документы подлежат постоянному хранению в Государственном казенном учреждении Псковской области (ГКУ ПО) "Государственный архив Псковской области" (далее - ГКУ ПО "Государственный архив Псковской области") на основании договора в соответствии с федеральным архивным законодательством. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в Администрации города. 2) Администрация города обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми федеральным органом государственной власти по управлению архивным делом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации города. За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ руководители структурных подразделений Администрации города, допустивших утрату и порчу, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 3) В целях обеспечения сохранности, учета, а также научного и практического использования документов до сдачи их в госархив в соответствии с Федеральным Законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Псковской области от 13.01.2006 N 524-ОЗ "Об архивном деле в Псковской области", действует архив в составе организационного отдела Администрации города. Ведение архива осуществляет ведущий документовед организационного отдела Администрации города. Администрация города обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. 4) Положение об архиве разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается с экспертно-методический комиссией ГКУ ПО "Государственный архив Псковской области" (далее - ЭМК), утверждается и вводится в действие распоряжением Администрации города. 2. Состав документов архива 1) В архив поступают законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности структурных подразделений Администрации города, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу. 2) Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Администрации города и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 3. Задачи и функции архива 1) Основными задачами архива являются: а) Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения. б) Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве. в) Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение. г) Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений Администрации города в соответствии с номенклатурой дел. 2) В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции: а) Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации города, обработанные в соответствии с установленными требованиями. б) Составляет и предоставляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) Администрации города и экспертно-проверочной и методической комиссии (далее - ЭПМК) Государственного архивного управления Псковской области. в) Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; г) Организует использование документов: - информирует руководство и работников Администрации города о составе и содержании документов архива; - в установленном порядке выдает дела, документы и копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; - исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера; - ведет учет использования документов, хранящихся в архиве, и ведет журнал выдачи дел из хранилища; - проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; - участвует в работе экспертной комиссии Администрации города; - подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в госархив Псковской области документы Архивного фонда РФ; - составляет номенклатуру дел Администрации города, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации города. 4. Права архива Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: - запрашивать от структурных подразделений Администрации города сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций; - контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях и органах управления Администрации города. 5. Руководство Круг обязанностей ведущего документоведа организационного отдела Администрации города определяется должностной инструкцией, утвержденной руководством Администрации города. 6. Ответственность Начальник организационного отдела Администрации города совместно с ведущим документоведом несет ответственность за сохранность документов, хранящихся в архиве, и за достоверность предоставляемых гражданам сведений. 7. Взаимоотношения Архив взаимодействует: - со структурными подразделениями Администрации города по вопросам комплектования документами, состав которых предусмотрен п. 2 настоящего Положения; - с гражданами по исполнению их запросов социально-правового характера.И.п.Главы Администрации города Пскова А.А.Тимофеев Приложение N 2 к Распоряжению Администрации города Пскова от 23.05.2014 N 292-р ПОЛОЖЕНИЕ о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации города Пскова 1. Общие положения 1) Постоянно действующая экспертная комиссия Администрации города Пскова (далее - ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документов постоянного срока хранения, по личному составу и другой документации, образующейся в деятельности Администрации города Пскова (далее Администрация города). 2) В своей работе ЭК руководствуется Федеральным Законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Псковской области от 13.01.2006 N 524-ОЗ "Об архивном деле в Псковской области", нормативно-методическими документами, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения и настоящим Положением. 3) Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения управляющим делами Администрации города, после чего становятся обязательными для исполнения. 4) Персональный состав ЭК назначается Распоряжением Главы Администрации города из числа наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений Администрации города, ответственных за делопроизводство. 5) Настоящее Положение согласовывается с экспертной-методической комиссией (далее - ЭМК) Государственного казенного учреждения Псковской области "Государственный архив Псковской области" (далее - ГКУ ПО), утверждается и вводится в действие Распоряжением Администрации города. 2. Основные задачи экспертной комиссии Основными задачами ЭК является: 1) Организация и проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел и формировании дел, подлежащих хранению. 2) Организация и проведение отбора и подготовки документов на постоянное хранение. 3) Рассмотрение и согласование описей дел постоянного хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимом повреждении дел. 3. Основные функции экспертной комиссии В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции: 1) Организует работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения или уничтожения согласно номенклатуре дел, типовым и ведомственным перечням. 2) Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подлежащих хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку нормативно-методическим документам по указанным вопросам. 3) Рассматривает и представляет на рассмотрение экспертно-проверочной и методической комиссии (далее - ЭПМК) Государственного архивного управления, а затем на утверждение управляющего делами Администрации города: - номенклатуру дел; - описи дел постоянного хранения; - описи дел по личному составу; - акты о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек; - акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; - акты о неисправимом повреждении дел. 4. Права экспертной комиссии Экспертная комиссия имеет право: 1) В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам структурных подразделений Администрации города по вопросам разработки номенклатуры дел, проведения экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, научно-технической обработки и оформления документов, подготовки к передаче их в госархив. 2) Запрашивать от руководителей структурных подразделений Администрации города письменные объяснения о причинах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в т.ч. документов по личному составу, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями. 3) Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов специалистов ГКУ ПО "Государственный архив Псковской области". 5. Организация работы экспертной комиссии 1) Экспертная комиссия работает в тесном контакте с ЭПМК Государственного архивного управления Псковской области, получает от нее соответствующие организационно-методические указания. 2) Деятельностью ЭК руководит председатель комиссии. Он несет ответственность за выполнение возложенных на него задач. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников Администрации города. 3) Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости и протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней. 4) Протоколы ЭК, содержащие решения о согласовании номенклатуры дел, описи дел, об изменении сроков хранения документов, установленных Перечнем типовых документов и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем, и рассматривающие акты о необнаружении или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения, утверждаются управляющим делами Администрации города только после их рассмотрения ЭПМК Государственного архивного управления Псковской области.И.п.Главы Администрации города Пскова А.А.Тимофеев