АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 29.12.2018 № 617-р

Об Инструкции по делопроизводству

в Администрации Псковской области

(В редакции Распоряжения Администрации Псковской области

от 20 июля2015 г. № 336 «О государственной информационной системе «Системаэлектронного документооборота Администрации Псковской области».

12. Методическое руководство организацией делопроизводства иконтроль за соблюдением требований Инструкции в Администрации областиосуществляются Управлением документационного обеспечения АдминистрацииПсковской области (далее также - Управление документационного обеспечения).

13. Ответственность за организацию исостояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядкаработы с документами в Секретариате Губернатора области, секретариате первогозаместителя Губернатора области, секретариатах заместителей Губернатораобласти, в секретариате Руководителя Аппарата Администрации Псковской области,в подразделениях Аппарата Администрации области (далее также - подразделения)возлагается на их руководителей.

14.Непосредственное ведение делопроизводства в Администрации областиосуществляется в соответствии с должностными регламентами сотрудникамиподразделений, ответственными за ведение делопроизводства (далее также -ответственные за делопроизводство).

15. Ответственныеза делопроизводство несутответственность за выполнение возложенных на них функций, а также осуществляютконтроль за состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документовв Администрации области.

16. На ответственных за делопроизводство возлагаютсяследующие функции:

регистрация поступающей корреспонденции, в том числе проверкасвязанных с вновь поступающей корреспонденцией документов, ранеезарегистрированных в подразделении, ввод электронных образов документов в СЭД(путем присоединения к вновь поступившей корреспонденции ранее рассмотренныхматериалов), установка активных (в случае наличия ранее поступивших материаловв СЭД) и неактивных (по номерам корреспонденции в СЭД (отсутствующей в СЭД))связок в регистрационной карточке вновь поступившего и зарегистрированного вСЭД документа;

прием поступающих документов на бумажном носителе и вэлектронной форме с проставлением соответствующих отметок в СЭД, проверкасоответствия количества документов, полученных подразделением, количествудокументов, зарегистрированных в СЭД и адресованных в подразделение, а также правильностиихрегистрации;

передача документов на рассмотрение руководителюподразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет ирегистрация в СЭД исходящих из подразделения документов, проверкаправильности их оформления и передача на отправку;

контроль прохождения и исполнения документов в подразделении,в том числе снятие сконтроля поручений руководителя подразделения;

обеспечение своевременного снятия с контроля порученийГубернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителейГубернатора области (далее также - заместители Губернатора области),Руководителя Аппарата Администрации Псковской области (далее - РуководительАппарата), а также поручений и указаний Президента Российской Федерации путемнаправления в СЭД уведомлений о фактическом исполнении поручений;

организация справочно-информационной работы по вопросампрохождения и исполнения документов, подготовка для руководителя подразделенияинформации об исполненных документах и о документах, находящихся на исполнении;

контроль за вводом сотрудниками подразделения в СЭДинформации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении усотрудников подразделения;

проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий сограничительной пометкой «Для служебного пользования»;

подготовка (ввод в СЭД) и передача наутверждение в электронной форме (при необходимости на бумажном носителе)проектов резолюций по исполнению документов и проектов служебных писем и другихдокументов, осуществление контроля за своевременным согласованием проектов резолюцийпо исполнению документов (служебных писем и других документов) в СЭД и набумажном носителе, мониторинг подписания и рассмотрения документов;

списание в дело исполненных документов, в том числе в СЭД;

составление номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечениеиспользования дел, находящихся в делопроизводстве и законченныхделопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивноехранение, в том числе в СЭД;

ознакомление сотрудников подразделения с федеральнымизаконами, актами Президента Российской Федерации, актами ПравительстваРоссийской Федерации, актами Губернатора области, актами Администрации области,приказами по Аппарату Администрации области, другими документами иинформационными материалами, поступившими в подразделение, в том числе в СЭД ипо электронной почте;

организация использования в подразделении средствфаксимильной связи и копировальной техники;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделениесотрудников по вопросам организации работы с документами, в том числе сиспользованием СЭД;

получение, учет и контроль за использованием бланков, печатейи штампов.

17. При работе с документами в Администрации области неразрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев,предусмотренных настоящей Инструкцией.

18. Работать с документами ограниченного пользования внеслужебных помещений запрещается.

19. Об утрате или неисправимом повреждении документанемедленно докладывается руководителю подразделения.

По распоряжению руководителя подразделения проводитсяпроверка, о результатах которой информируетсяначальник Управления документационного обеспечения.

20. Для совместной проработки подразделениями проектовдокументов и рассылки информационных материалов используется СЭД, а принеобходимости электронная почта.

21. Порядок доступа сотрудников подразделений к документам,зарегистрированным в СЭД, устанавливается Управлением документационногообеспечения.

22. Поступившие на рассмотрение в Администрацию области документы,атакже принятые по ним в Администрации области решения до их опубликования вустановленном законодательством Российской Федерации и Псковской областипорядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

Информация, содержащаяся в документах, может использоватьсятолько в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц,работающих или знакомящихся с этой информацией.

23. С содержанием документов могут бытьознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация,раскрывающая содержание указанных документов, неподлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителяподразделения.

Руководители подразделений за распространение информации,раскрывающей содержание документов, несут персональную ответственность.

24. Взаимодействие с представителями средств массовой информации,передачаим какой-либо служебной информации или документовосуществляются только специально уполномоченным подразделением.

25. Сотрудники подразделений несут персональную ответственностьза соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у нихдокументов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

26. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку,на период временной нетрудоспособности сотрудники подразделений обязаны передатьчерезответственных за делопроизводство находящиеся у них на исполнении (контроле)документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

27. При увольнении или переходе на работу в другоеподразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документыответственному за делопроизводство по акту (приложение № 1).

Основные понятия

Автор документа - физическое илиюридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - унифицированнаяформа документа снабором реквизитов,представленная на бумажном носителе или в электронной форме;

вид документа - принадлежность документак определеннойгруппе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ,относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая созданиеофициальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственныморганом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом,оформленный в установленном порядке и включенный в документооборотАдминистрации области;

документирование - фиксация информации на материальныхносителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с моментаих создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или)отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядкомпроставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинникадокументаи его внешние признаки, неимеющийюридической силы;

МЭДО - система межведомственного электронногодокументооборота;

СЭД - система электронного документооборота, используемая в работес документами в Администрации области;

РК - регистрационная карточка документа вСЭД;

обращение гражданина - направленные в государственный орган,орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение,заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

оформление документа - проставлениенеобходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационногономера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформлениядокумента;

сканирование документа - получение электронного образадокумента;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов итиповых фрагментов текста документа, расположенных в определенном порядке наносителе информации;

номенклатура дел - систематизированныйперечень наименований дел, формируемых в подразделении, с указанием сроков их хранения;

индекс дела - цифровое обозначение дела вноменклатуре дел, наносимое на его обложку;

экспертиза ценности документов - изучение документов наосновании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документови отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенныйдлязащиты данного электронного документа от подделки, полученныйв результате криптографического преобразования информации с использованиемзакрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельцасертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации вэлектронном документе;

электронное письмо(электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера,передаваемый и получаемый по электронной почте, имеет статус документа, еслизаверено электронной подписью;

электронный документ - документ,в котором информация представлена в электронной форме;

электронный образ документа - электронная копия документа,изготовленного на бумажном носителе.

II. Создание документов вАдминистрации области

Бланки документов

28. Документы, создаваемые в подразделениях (приложение № 2) на бумажных носителях, оформляютсяна бланках,настандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) (далее - листы формата А4) или в форме электронныхдокументов и должны иметь установленный состав реквизитов.

29. В Администрации области допускается использованиебланков, изготовленных типографским способом (далее также – бланки,изготовленные типографским способом) или иным способом.

К бланкам, изготовленным типографским способом, относятсябланки, изготавливаемые полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологическихвозможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

В Администрации области используются следующие виды бланков, изготовленныхтипографским способом, на основе углового или продольного расположения реквизитов (приложение№ 3):

бланкписьма Администрации Псковской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма Губернатора области с угловым расположением реквизитов;

бланкписьма первого заместителя Губернатора Псковской области с продольнымрасположением реквизитов;

бланкписьма заместителя Губернатора Псковской области с продольным расположениемреквизитов;

бланкуказа Губернатора Псковской области с продольным расположением реквизитов;

бланкраспоряжения Губернатора Псковской области с продольным расположениемреквизитов;

бланкпостановления Администрации Псковской области с продольным расположениемреквизитов;

бланкраспоряжения Администрации Псковской области с продольным расположениемреквизитов.

Письмана бланках, изготовленных типографским способом, подписываются только Губернаторомобласти, заместителями Губернатора области или Руководителем Аппарата.

К бланкам, изготовленным иным способом, относятся бланки, изготавливаемыедолжностными лицами Администрации области в рамках служебной деятельности с использованиемофисной техники.

В Администрации области используются следующие виды бланков, изготовленных инымспособом,на основе продольного расположения реквизитов (приложение № 3.1):

бланкприказа по Аппарату Администрации Псковской области;

бланкиписем подразделений Аппарата Администрации Псковской области;

бланкписьма первого заместителя Руководителя Аппарата Администрации Псковскойобласти;

бланкписьма заместителя Руководителя Аппарата Администрации Псковской области;

бланкписьма главного архитектора Псковской области – начальника Управленияархитектуры и градостроительства Администрации Псковской области,

а такжебланк письма Администрации Псковской области;

бланкписьма первого заместителя Губернатора области;

бланкписьма заместителя Губернатора области (приложение № 3).

30.Герб Псковской области в многоцветном варианте помещается на верхнем полебланка, изготовленного типографским или иным способом, в порядке,предусмотренном Законом области от 28 декабря 2018 г. № 1915-ОЗ «О ГербеПсковской области».

31. При подготовке электронных документов в Администрацииобласти используются электронные шаблоны бланков документов, содержащие изображениеГерба Псковскойобласти в многоцветном варианте.

32. В Администрации области ведется учет бланков, изготовленных типографским способом.

Учет ведется раздельно по видам бланков, изготовленныхтипографским способом,в журналах учета выдачи бланков(приложение № 4).

Учет бланков,изготовленных типографскимспособом, писем Губернатора Псковской области ведется в СекретариатеГубернатора области. Указанные бланки выдаются под роспись в журнале учетавыдачи бланков.

33.Учет бланков, изготовленныхтипографским способом, писем Администрации Псковской области,первого заместителя Губернатора Псковской области, заместителя ГубернатораПсковской области, указов Губернатора Псковской области, распоряженийГубернатора Псковской области, постановлений Администрации Псковской области,распоряжений Администрации Псковской области осуществляется в отделераспорядительных документов Управления документационного обеспечения (далее -отдел распорядительных документов).

Бланки, изготовленные типографским способом,писем Администрации Псковской области, первого заместителя ГубернатораПсковской области, заместителя Губернатора Псковской области выдаются в отделераспорядительных документов работникам секретариатов заместителей Губернатораобласти, секретариата Руководителя Аппарата под роспись в журнале учета выдачибланков.

34.Испорченные и невостребованные бланки, изготовленные типографским способом, писемГубернатора Псковской области возвращаются в Секретариат Губернатора области,где уничтожаются.

Испорченныеи невостребованные бланки,изготовленные типографским способом, писем АдминистрацииПсковской области, первого заместителя Губернатора Псковской области,заместителя Губернатора Псковской области возвращаются работникамисекретариатов первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатораобласти, Руководителя Аппарата в отдел распорядительных документов, где уничтожаются.

35. Бланки, изготовленные типографским способом, должны использоватьсястрого по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаватьсядругим организациям и лицам.

36. На бланках не печатаются (оформляютсяна листах формата А4) заявления, отчеты, соглашения и др.

Оформление реквизитов документов

37. Состав реквизитов (приложение № 5) является едиными дляоформления документов как на бумажном носителе, так и в электронной форме.

Исключение составляют изображение Государственного гербаРоссийской Федерации и оттиск гербовой печати, которые не разрешаетсявоспроизводить в электронных документах.

38. Каждый напечатанный лист документа, оформленный на бланкеи без него, должен иметь следующие размеры полей:

левое - 27 мм;

правое - 15 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм;

абзацный отступ - 1,25 см.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовыйредактор Microsoft Office Word с использованиемшрифтов Times NewRoman размером № 15,междустрочный – Множитель, значение – 1,25.

В отдельных случаях междустрочныйинтервал может быть изменен.

Письма(доклады) Президенту Российской Федерации печатаются шрифтом Times NewRoman размером № 16,междустрочный - Множитель, значение – 1,25.

Служебные части речи (союзы «и», «а», «но», предлоги «по»,«на» и др.) не могут быть последним словом в строке и, как правило, переносятсяна следующую строку клавишей пробела.

Материалы в табличной форме могут печататься шрифтом № 12,интервал перед – 3 пт, междустрочный – Множитель, значение – 0,9.

В целях расположения документа на одной странице размермежстрочного интервала может быть уменьшен.

При оформлении текста документа на 2-х или более страницахвторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посерединеверхнего поля документа без слова «страница» («стр.») и знаков препинанияшрифтом № 10.

Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно.

l-я страница документаили приложения не нумеруется.

При оформлении приложения к приложению нумерация страницпродолжается.

39. Документы, создаваемые в Администрации области, имеют следующий составреквизитов:

ГербПсковской области;

наименованиевысшего исполнительного органа государственной власти области - АдминистрацияПсковской области (должностного лица, подразделения Аппарата Администрацииобласти);

наименованиедолжности;

справочныеданные об Администрации области, о подразделении Аппарата Администрацииобласти;

наименованиевида документа;

местосоставления (издания) документа;

датадокумента;

регистрационныйномер документа;

ссылкана регистрационный номер и дату входящего документа;

адресат;

заголовокк тексту;

текстдокумента;

отметкао приложении;

грифсогласования документа;

виза;

подпись;

грифутверждения документа;

печать;

отметкао заверении копии;

отметкаоб исполнителе;

указанияпо исполнению документа (резолюция);

отметкао контроле;

отметкаоб исполнении документа и направлении его в дело;

грифограничения доступа к документу.

Составреквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

40.Изображение Герба Псковской области помещается на верхнем поле бланкаслужебного документа в соответствии с Законом области от 28 декабря 2018 г. №1915-ОЗ «О Гербе Псковской области».

41. Наименование Администрации Псковской области, помещаемоена бланках, должно соответствовать Закону области от 19 февраля 2002 г. №174-ОЗ «О системе органов исполнительной власти Псковской области».

42. Наименование должности лица, подписавшего документ, набланках писем должностных лиц Администрации области не указывается.

43. Справочные данные включают: почтовый адрес, номерателефона, факса, адрес электронной почты.

44. Наименование вида документа включается в бланксоответствующего вида документа. Например: «УКАЗ ГУБЕРНАТОРА ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ».

Наименование вида документа не указывается вписьмах.

45. Место составления или издания документа указывается набланках документов, за исключением бланков писем.

46. Датой документа является дата его подписания илиутверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - датаподписания.

Документы, изданные двумя или более организациями, должныиметь одну (единую) дату - дату фактической подписи последнего из подписавшихсовместный документ. Дата на документе, оформленном на листах формат А4,проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с егопрохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

47. Дата документа оформляется арабскими цифрами словесно-цифровымспособом.

Например:

11 декабря 2018 г.

Допускается оформление даты цифровым способом впоследовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парамиарабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 18.12.2019

Если число или порядковый номер месяца является однозначнымчислом, то перед цифрой ставится ноль.

Например:

09.05.2019

Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

Например:

Слова «от 18 декабря 2019 г.» должны быть на одной строке.

48. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой вАдминистрации области в СЭД.

49. Регистрационный номер документа присваивается документупосле его подписания (утверждения).

Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видамдокументов (указы Губернатора области, распоряжения Администрации области,входящие, исходящие и внутренние документы, протоколы и другие виды документов)в пределах календарного года.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанногоГубернатором области, заместителем Губернатора области, Руководителем АппаратаАдминистрации области состоитиз буквенного индекса, дефиса, номера дела по номенклатуре дел, дефиса ипорядкового номера документа.

Буквенныйиндекс состоит из начальных букв имени и фамилии должностного лица, подписавшего документ. Порядковыйномер присваивается в пределах календарного года.

Например:

№ИФ-12-405,

где:ИФ - начальные буквы имени и фамилии,

12- номер дела по номенклатуре дел,

405- порядковый номер документа в пределах календарного года.

Регистрационный номер внутреннего документа, подписанногоруководителем подразделения, состоит из индекса подразделения, подготовившеговнутренний документ, косой черты, номера дела по номенклатуре дел, дефиса и порядковогономера в пределахкалендарного года.

Например:

№ УДО/11-241,

где: УДО - индекс подразделения;

11 - номер дела по номенклатуре дел;

241 - порядковый номер в пределах календарного года.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумяи более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой изэтих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов вдокументе.

Регистрационный номер документа, оформленного на листахформата А4, проставляется под датой от левой границы текстового поля.

50.При регистрации законов Псковской области к номеру через дефис добавляютсяпрописные буквы «ОЗ», указов Губернатора области - прописные буквы «УГ»,распоряжений Губернатора области - прописные буквы «РГ», распоряженийГубернатора области по личному составу (прием, увольнение, кадровыеперемещения) - строчные буквы «ргл», распоряжений Губернатора области опредоставлении отпуска, о командировании - строчные буквы «ргк», распоряженийАдминистрации области - строчная буква «р», распоряжений Администрации областипо личному составу (прием, увольнение, кадровые перемещения) - строчные буквы«рл», распоряжений Администрации области о предоставлении отпуска, окомандировании - строчные буквы «рк», приказов по Аппарату Администрацииобласти по основной деятельности - строчные буквы «од», приказов по АппаратуАдминистрации области по личному составу (прием, увольнение, кадровыеперемещения) - строчные буквы «плс», приказов по Аппарату Администрации областио предоставлении отпусков - строчные буквы «от».

51. Ссылка на исходящий номер и дату входящего документавключает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть данответ.

Например:

В соответствии с письмом Министерства культуры РоссийскойФедерации от 21.01.2019 № 936.

В пределах одного документа ссылка на исходящий номер и дату,как правило, изображается одним способом (цифровым либо словесно-цифровым).

52. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовыйадрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовойсвязи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услугпочтовой связи»:

наименование адресата (для юридического лица - полное иликраткое наименование; для гражданина - фамилия, имя, отчество; названиеулицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта(города, поселка и т.п.); название района;

название республики, края, области, автономного округа(области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовыйиндекс.

В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.

В качестве адресата могут быть организации, их структурныеподразделения, должностные или физические липа. Наименование организации и ееструктурного подразделения указывают в именительном надеже.

Приадресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией,должность и фамилия указываются в дательном падеже.

Например:

Министру

сельского хозяйства

Российской Федерации

И.О.Фамилия

Приадресовании письма организации, ее структурному подразделению наименованиеорганизации и структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

Минюст России

Департамент информатизации

Еслиписьмо направляется в несколько однородных организаций или в несколькоструктурных подразделений одной организации, то их можно указывать обобщенно.

Например:

Администрациям

муниципальных районов

и городских округов

но:

Главам районов,

главам администраций

городов Псков, Великие Луки

Приадресовании письма в организацию указывается наименование организации, затемпочтовый адрес:

Например:

ООО «Альфа-Банк»

Каланчевская ул., д.27,

Москва, 107078

Приадресовании письма частному лицу указывается фамилия в дательном падеже иинициалы получателя, затем полный почтовый адрес.

Например:

Иванову И.О.

Лесная ул., д. 11, кв. 3,

г.Порхов, Порховский р-н,

Псковская обл., 184007

Еслислужебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, вреквизите «адресат» может также указываться звание или ученая степень.

Почтовый адрес может не указываться на документах,направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органыисполнительной власти, территориальные органы федеральных органовисполнительной власти, постоянным корреспондентам.

Не допускается указывать на документе более 4-х адресатов.

При большем числе адресатов составляется список рассылкидокумента и на каждом документе проставляется только один адресат, слово«копия» не проставляется. Все экземпляры документа должны быть подписаны.

При указании обобщенного наименования однородных адресатов вскобках указывают «по списку рассылки».

Все составные части реквизита «Адресат» центруютсяотносительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полемдокумента.

Наименование документа либо аннотация документа - заголовок к тексту, отражающий краткое содержание документа.

53.Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержаниедокумента, отвечать на вопросы: очем? (о ком?), чего? (кого?). Заголовок к тексту долженсогласовываться с наименованием вида документа.

Заголовокк тексту может занимать 3-4 строки по 28-30 знаков в строке. Заголовок к текступишется с прописной буквы, без кавычек, строки - без переноса. Точка в концезаголовка не ставится.

Заголовокк тексту печатается от левого края текстового поля, от предыдущего реквизитаотделяется 2 междустрочными интервалами.

Заголовок к тексту не составляется к ответам на обращенияграждан, телеграммам, телефонограммам, а также документам небольшого объема (на1 странице).

54.Текст документа должен быть кратким, ясным, обоснованным, обеспечивающим точноеи однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текстдокумента отделяется от заголовка к тексту документа 2 межстрочнымиинтервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается полевой и правой границам. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии1,25 см от левой границы текстового поля.

Между словами и иными знаками текста печатается толькоодин пробел. После символа «№» перед числом печатается пробел. Перед знакамипрепинания пробелы не печатаются.

Выравниваниезаголовков по центру страницы осуществляется автоматически с помощью кнопкименю «По центру».

Страницыдокумента нумеруются начиная со второй. Номер страницы проставляется в центреверхнего поля листа арабскими цифрами шрифтом Times New Roman № 10.

Текстыдокументов излагаются от:

1-голица единственного числа: прошу... подготовить и представить на рассмотрение;прошу рассмотреть вопрос об установлении...;

1-голица единственного числа: …ПОСТАНОВЛЯЮ: (для Указов Губернатора области),...Администрация области ПОСТАНОВЛЯЕТ: (для постановлений Администрацииобласти); ...коллегия постановила...;

1-голица множественного числа: просим представить данные о...; представляем нарассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили(постановили).

Всовместных документах текст излагают от первого лица множественного числа:постановили..., решили... .

Втекстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы вформе настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер.

Например:

«Визавключает в себя наименование должности руководителя или его заместителя иличную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.»;

«Нормативныепредписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами сточкой и заголовков не имеют.».

В документах коллегий текст излагают от 3-го лицаединственного числа («постановляет», «решила»).

Текст протокола излагают от 3-го лица множественного числа(«слушали», «выступили», «решили»).

В совместных документах текст излагают от 1-го лицамножественного числа («приказываем», «решили»).

Втексте документа, подготовленного на основании ранее изданных законодательных,иных нормативных правовых актов, указывается наименование вида документа,наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждениядокумента, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенныйв кавычки (при его наличии).

Например:

«Всоответствии с Законом области от 12 февраля 2002 г. № 174-ОЗ «О системеорганов исполнительной власти Псковской области».…;

но «В соответствии с Методическими рекомендациями поразработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительнойвласти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76, ….».

Втекст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы. Таблицыоформляются, как правило, шрифтом № 12.

Название таблицы (при его наличии) должно отражать еесодержание, быть точным, кратким. Название таблицы располагают центрованнымспособом.

Таблицу в зависимости от ее размера помещают под текстом, вкотором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимостив приложении к документу. При переносе части таблицы на другие страницыназвание таблицы помещают только над первой частью таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительнымв именительном падеже в единственном числе.Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Точка в концезаголовков и подзаголовков не проставляется.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкамтаблицы.

Еслитаблицу печатают более чем на одной странице, заголовки и подзаголовки графтаблицы печатаются на каждой последующей странице путем выбора кнопок меню«Таблица» и «Заголовки».

При необходимости допускается перпендикулярное расположениезаголовков и подзаголовков граф.

Текст документа, как правило, состоит из вводной и основнойчастей.

Вводная часть содержит основания, причины и цели егосоставления. Во вводной части указываются просьбы и решения.

Текст может содержать только заключительную часть (например,приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу безпояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнениеранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа иорганизации - автора, дату, регистрационный номер.

Смысловые части текста документа оформляются абзацами.

Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы,пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки и подзаголовки разделов пишутся с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, подпункты –арабскими цифрами с закрывающей скобкой – «1), 2)» либо строчными буквамирусского алфавита с закрывающей скобкой – «а), б)».

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчиваетсяточкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой сзапятой.

В тексте документа не допускается использование сокращенийбез их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

Текст письма может начинаться с уважительного обращения кадресату (с указанием имени и отчества), которое печатается центрованнымспособом без применения абзацного отступа с восклицательным знаком в концеобращения и отделяется от текста документа 2 междустрочными интервалами.

Например:

Уважаемый Николай Иванович!

В письмах следует обращаться от имени Администрации областилибо непосредственно от должностного лица.

Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться безобращений.

Расстояние между текстом документа и подписью равно 3 – 4межстрочным интервалам.

Заключительная форма вежливости предшествует подписи,располагается на 1 - 2 междустрочного интервала выше подписи и можетвыполняться собственноручно подписывающим письмо должностным лицом.

Например:

С уважением,

В заключительной части письма, содержащего просьбу, можетповторяться уважительное обращение к адресату (с указанием имени и отчества).

Например: На основании вышеизложенного прошу Вас, уважаемыйИмя Отчество, выделить ……. .

При наличии в тексте документа ссылки на сноску онаоформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается шрифтом № 10 через 1 междустрочный интервал в конце каждой страницыили после документа в целом под чертой. После символа сноски ее текстпечатается с абзацным отступом с прописной буквы. В конце текста сноскиставится точка.

На одной странице не должно проставляться более 3-х сносок.

55. Отметка о приложении к документу печатается от краялевого поля сразу после текста. Если в тексте есть ссылка на приложение, то вотметке о наличии приложения указывается количество листов и количествоэкземпляров прилагаемых документов.

Например:

Приложение: на 7 л. в2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, тоуказывают его наименование, количество листов и экземпляров. При наличиинескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Проект официального отзыва на законопроект на2 л.

в 1экз.

2.Копия заключения Минфина России от 27.12.2018

№ 09/106677-ЮЛ на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, а указывается слово «брошюра».

Например:

Приложение: брошюра.

Если приложение направляют не во все указанные в документеадреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Если приложение к документу содержится на носителеинформации, представленном в электронной форме, то в отметке о наличииприложения указывается наименование носителя информации и количество штук.

Например:

Приложение: диск CD-R - 1 шт.

Если приложениями к сопроводительному письму являютсядокументы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения,отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Например;

Приложение: справка о...., для служебного пользования, от 12.01.2019,

№ 1 ДСП, экз. № 1 на 2 л.

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметьпометку «Для служебного пользования».

При большом количестве приложений на них составляетсяотдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: согласно описи на 5 л.

Если приложение также имеет приложения, то отметка об ихналичии оформляется следующим образом:

Приложение: письмоМинстроя России от 30.12.2018 № 1850-ЛС/01

и приложение к нему,всего на 3 л.

При направлении копий прилагаемых документов об этомуказывается в приложении.

Например:

Приложение: копияприказа Минстроя России от 15 мая 2018 г. № 25/пр

на 4 л. в 1 экз.

На приложениях к документам отметка о приложениипроставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке оприложении указываются наименование вида документа, его дата и номер.

Например:

Приложение

к постановлению Администрации области

от ______ 2019 № ___

Приналичии в тексте документа формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение,состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на приложении в правом верхнемуглу располагается слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) суказанием наименования документа, его даты и регистрационного номера. СловоУТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с первым словом наименования утверждаемогодокумента.

Например:

вслучае утверждения положения:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации области

от _______ 2019 № ______

в случае утверждения порядка:

УТВЕРЖДЕН

постановлением Администрации области

от ________ 2019 № ______

Приналичии нескольких приложений к документу они нумеруются. Номер приложенияпишется со значком «№».

Заголовокк тексту приложения печатается центрованным способом, отделяется от даты ирегистрационного номера документа 1 междустрочным интервалом, от текстаприложения - 1 междустрочным интервалом. Наименование вида документа -приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами(ПОЛОЖЕНИЕ, ПОРЯДОК, ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ и др.).

Заголовокприложения печатается жирным шрифтом с 1 междустрочным интервалом.

56. Согласование проекта документа с другими органамигосударственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются,оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласованнепосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа илислужебным письмом.

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО»без кавычек, должности лица, с которым согласован документ(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи(инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

ЗаместительГубернатора области

_______И.О.Фамилия

(подпись)

«___»___________20_ г.

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» влевом нижнем поле документа.

Если документ имеет два грифа согласования, то онирасполагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, какправило, двумя вертикальными рядами или они могут располагаться на отдельномлисте согласования.

57. Согласование проекта документа с должностными лицамиоформляется на листе согласования (приложение № 6), визой на документе либо сиспользованием цифровой подписи в СЭД.

Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи(инициалы, фамилию) и дату визирования, при необходимости - должностьвизирующего.

Например:

Председатель

Комитета по культуре

Псковской области

___________ Расшифровка подписи

(подпись)

Дата

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листадокумента в нижней его части.

На организационно-распорядительных документах визыпроставляются на оборотной стороне 1-го листа, на проектах законодательныхактов и на вторых экземплярах внутренних документов и служебных писем визыпроставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Лист согласования (список визирующих лиц) печатается суказанием наименования документа.

Визы располагают на одном уровне или одну под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности, с указаниемдолжности, расшифровки подписи и даты.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документаоформляются на отдельном листе.

Например:

Замечания прилагаются

Председатель Комитета по культуре

Псковской области

___________ Расшифровка подписи

(подпись)

Дата

Обеспечение качественной подготовки проектов документов,правильности оформления и их согласование с заинтересованными сторонамивозлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проектыдокументов.

Если документы касаются установленной сферы деятельностидругих подразделений, то они подлежат визированию руководством этихподразделений. Позиция заинтересованного подразделения может быть изложена вслужебной записке. Ответственность за учет этой позиции при подготовке проектовдокументов возлагается на исполнителя.

Если в документе затрагиваются вопросы, связанные сфинансированием из бюджетов различных уровней, такие документы в обязательномпорядке согласуются Комитетом по финансам Псковской области.

В обязательном порядке документы направляются насогласование:

в Правовое управление Администрации Псковской области - для проверки напредмет соответствия действующему законодательству и правилам юридическойтехники (проекты правовых актов, договоров, соглашений; проекты порученийГубернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата;проекты протоколов за подписью Губернатора области, Руководителя Аппарата);

в Управление документационного обеспечения - для проверки напредмет соответствия требованиям Инструкции, правилам русского языка икомплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения (проекты правовыхактов, договоров, соглашений; проекты поручений Губернатора области,заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата; проекты протоколов заподписью Губернатора области, Руководителя Аппарата; проекты писем за подписьюГубернатора области).

Проектыдокументов за подписью Губернатора области в обязательном порядке направляютсяна согласование руководителю Секретариата Губернатора области.

58. Документы, создаваемые в Администрации области,подготовленные на бланках, подписываются Губернаторомобласти, заместителями Губернатора области, Руководителем Аппарата, руководителямиподразделений и их заместителями в соответствии со сферами ведения иполномочиями.

Всостав реквизита «подпись» входят личная подпись и расшифровка личной подписи(инициалы имени и отчества, фамилия (для Губернатора области - инициал имени,фамилия)).

Расшифровкаличной подписи оформляется на уровне последней строки наименования должностилица, подписавшего документ, у правой границы текстового поля. Между инициаламии между инициалами и фамилией пробелы не ставятся.

Например:

настандартном листе:

Полноенаименование              Личнаяподпись               И.О.Фамилия

должности лица,

подписавшегодокумент

набланке должностного лица:

Личнаяподпись               И.О.Фамилия

набланке подразделения Аппарата Администрации области:

Начальникуправления             Личнаяподпись               И.О.Фамилия

Слова«С уважением,» могут быть написаны должностным лицом собственноручно.

Приподписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаютодну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Приподписании документа несколькими лицами равных должностей их подписирасполагают на одном уровне.

Вдокументах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающихдокумент, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председателькомиссии           Личнаяподпись               И.О.Фамилия

Члены комиссии:

____________________          Личнаяподпись               И.О.Фамилия

____________________          Личнаяподпись               И.О.Фамилия

Недопускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косойчерты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которогооформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместительруководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иноедолжностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределениемобязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшегодокумент, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут бытьвнесены от руки лицом, подписывающим документ.

Приподписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующегоруководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующимобразом:

И.о.начальникауправления                  Подпись             И.О.Фамилия

или:

Исполняющийобязанности                  Подпись             И.О.Фамилия

начальникауправления

Аналогом собственноручной подписи, используемым в СЭД,является электронная подпись; подтверждением действий с электроннымидокументами являются также данные авторизации пользователей.

59. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углупервого листа документа центрованным способом.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами)или специально издаваемым документом.

При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне; при большом количестве их размещают, какправило, двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждениядокумента состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, наименования должностилица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровымспособом).

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор области

___________ Расшифровка подписи

(подпись)

«____» ___________» 20_ г.

При утверждении документа указом Губернатора области,распоряжением Губернатора области, постановлением Администрации области,распоряжением Администрации области, приказом по Аппарату Администрацииобласти, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО,УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, егодаты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением Администрации области

от ________ 2019 № ______

Гриф утверждения документа придает правовой или нормативныйхарактер его содержанию.

Указанный реквизит является обязательным при оформлении такихвидов документов, как положения, инструкции, нормативы, отчеты, планы,программы, сметы, формы унифицированных документов, штатные расписания,должностные регламенты, перечни.

60. Личная подпись Губернатора области, заместителейГубернатора области, Руководителя Аппарата при необходимости заверяется печатьюс изображением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с пунктом 311Инструкции.

Печати проставляются на свободном от текста месте, незахватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватыватьчасть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм,печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

61. При заверении соответствия копии документа подлиннику напоследнем листе копии документа (выписки из документа) на свободном месте подтекстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии»,включающий в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившегокопию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск простойкруглой печати подразделения (штампа).

Например:

ВЕРНО

Начальник ____________________________

(наименование подразделения)

Подпись _________ Расшифровка подписи

«____» _______20_г.

Листыкопии многостраничного документа (выписки из документа) нумеруются, сшиваются,отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копиидокумента (выписки из документа): «Всего прошнуровано, пронумеровано, скрепленопечатью __________ листов».

Допускаетсязаверять отметкой «Верно» каждый лист копии многостраничного документа.

62. Отметка об исполнителе документа проставляется в левомнижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинникадокумента.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номерслужебного телефона стационарного, номер служебного телефона мобильного (приналичии), печатается шрифтом № 10 через 1 междустрочный интервал. В номереслужебного телефона вобязательном порядке указываетсякод региона, при необходимости - адрес электронной почты.

Например;

Фамилия Имя Отчество

(код региона) тел. рабочий

тел. рабочий мобильный

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметкеоб исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

63. Указания по исполнению документаоформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), набланке указания по исполнению документа (приложение № 7) или в электроннойформе путем заполнения поля соответствующей электронной формы, с указаниемрегистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.

Указания по исполнению документа включают: фамилию, инициалыисполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подписьавтора поручения и дату.

64. Отметка о контроле документапроставляется на документах, взятых на контроль, с помощью штампа «КОНТРОЛЬ» вправом верхнем углу первого листа документа и/или соответствующая информациявносится в СЭД.

65. Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о егоисполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения обисполнении, слова «В дело»; номер дела, в которомбудет храниться документ. Данные об исполнении документа вносятся в СЭД.

Документы, поставленные на контроль, направляются в делотолько после снятия их с контроля.

Отметка об исполнении документа и направлении его в делоподписывается и датируется исполнителем документа или руководителемподразделения, в котором исполнен документ.

66. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах,содержащих служебную информацию ограниченного распространения в соответствии сразделом VI Инструкции.

Пометка об ограничении доступа к документу «Для служебногопользования» проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листадокумента на каждом экземпляре документа, а также на первой страницесопроводительного письма к таким документам и дополняется указанием номераэкземпляра документа, печатается тем же размером шрифта, как и текст документа.Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 междустрочный интервал ицентруется по отношению к ней.

Например:

Для служебногопользования

Экз. № ___

Отметка об исполнителе на документах конфиденциальногохарактера проставляется на обороте последнего листа каждого экземплярадокумента шрифтом № 10 в левом нижнемуглу и включает в себя: указание количестваотпечатанныхэкземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания и уничтожения документа.

Например:

Отпечатано в 2экз.

1 экз. – в адрес

1 экз. – в дело

И.И.Иванов

233-233

Дата

Если документ с отметкой о конфиденциальности имеет приложение,то отметка об исполнителе проставляется только на документе.

Черновики и варианты уничтожаются с отражением фактауничтожения в учетных формах.

Подготовка проектов законодательных и иныхнормативных

правовых актов

67. В Администрации области на основании ив соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральнымиконституционными законами, федеральными законами, актами Президента РоссийскойФедерации и Правительства Российской Федерации, Уставом Псковской области изаконами области, планамизаконопроектной деятельности Администрации области, а также в инициативномпорядке разрабатываются проекты законов области, указов и распоряженийГубернатора области, постановлений и распоряжений Администрации области, атакже приказов по Аппарату Администрации области (далее также - проекты актов).

68. Организация подготовки проектов актов возлагается наруководителей подразделений в соответствии с их компетенцией.

Контроль за подготовкой проектов актов осуществляетсязаместителями Губернатора в соответствии с утвержденными сферами ведения иРуководителем Аппарата.

69. Проектыактов подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым управлениемАдминистрации Псковской области в соответствии с Регламентом АдминистрацииПсковской области, утвержденным постановлением Администрацииобласти от 15 октября 2007 г. № 397 «О Регламенте Администрации Псковскойобласти» (далее - Регламент Администрации Псковской области).

70. Для проведения антикоррупционной экспертизы проектовактов, за исключением проектов, содержащих сведения, составляющиегосударственную тайну, или сведения конфиденциального характера, подразделение,ответственное за разработку указанных проектов актов, до начала их согласованияс заинтересованными органами обеспечивает их направление в прокуратуруПсковской области в соответствии с Положением о взаимодействии вправотворческой сфере, утвержденным Губернатором области и прокурором Псковскойобласти 28 ноября 2013 г.

Подготовка, оформление и согласованиепроектов законов

Псковской области

71.Проекты законов Псковской области, постановлений Псковского областного Собраниядепутатов (далее - законопроекты) вносятся на рассмотрение Псковскогообластного Собрания депутатов в порядке, предусмотренном разделом 5 РегламентаАдминистрации Псковской области.

72.Законопроекты оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству вПсковском областном Собрании депутатов, утвержденной распоряжением Псковскогообластного Собрания депутатов от 08 ноября 2010 г. № 280-рк, и РегламентомПсковского областного Собрания депутатов, утвержденным постановлениемПсковского областного Собрания депутатов от 26 декабря 2013 г. № 658, с учетомМетодических рекомендаций по юридико-техническому оформлению законопроектов(письмо Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания РоссийскойФедерации от 18 ноября 2003 г. № вн 2-18/490).

73.Согласование законопроектов в СЭД осуществляется в порядке, установленном постановлением Администрацииобласти от 11 июня 2014 г. № 260 «О порядке согласования иподписания проектов правовых актов в Администрации области и органахисполнительной власти области».

Подготовка, оформление и согласованиепроектов указов Губернатора

области, распоряженийГубернатора области

74.Подготовка и оформление проектов указов Губернатора области, распоряженийГубернатора области (приложение № 8) производится в соответствии со следующимитребованиями:

1) проектыуказов Губернатора области, распоряжений Губернатора области (далее также -акты Губернатора области) и приложения к ним печатаются на листах бумагиформата A4 (210х297) шрифтом № 15. Верхнее поле первого листа проекта акта - 20мм, левое поле - 27 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, междустрочный – Множитель, значение - 1,25.

На первой странице проекта акта Губернатора области у правой границытекстового поля печатается слово «Проект» без кавычек;

2) проекты актов Губернатора области имеют следующиереквизиты.

Наименование вида акта - УКАЗ ГУБЕРНАТОРАПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ или РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРАПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается центровано прописными буквами. Слова «УКАЗ» и«РАСПОРЯЖЕНИЕ» выделяются полужирным шрифтом, выполняются размером шрифта неболее № 15 и отделяются от слов «ГУБЕРНАТОРАПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ»1 межстрочным интервалом.

Заголовок оформляется в соответствии с пунктом 53 Инструкции.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами иможет подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть(в распоряжении Губернатора области - распорядительную часть).

В указах Губернатора области преамбула завершается словом«ПОСТАНОВЛЯЮ:», которое печатается прописными буквами.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой изаголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруютсяарабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглойскобкой «1)», «а)».

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый актГубернатора области, должны соответствовать структуре основного актаГубернатора области.

Принеобходимости дополнения акта Губернатора новым пунктом (подпунктом) междусуществующими пунктами (подпунктами) новые пункты (подпункты) обозначаютсядополнительными цифрами (буквами), помещаемыми через точку после основногоцифрового (буквенного) обозначения - «1.1», «а.1)».

При наличии приложений к акту Губернатора области втексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтомдругой насыщенности фамилии в проектах указов Губернатора области по вопросамнаграждения грамотами Губернатора области.

Подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и состоит из наименованиядолжности «Губернатор области», которое печатается в 1 строку, инициала имени и фамилии Губернатора области. Инициалимени и фамилия Губернатора области печатаются у правой границы текстовогополя. Пробел между инициалом имени и фамилией не ставится.

Приложения к проектам указов и распоряжений Губернатораобласти оформляются на отдельных листах формата А4.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатанииприложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов(распоряжений) Губернатора области.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки,графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте акта Губернатора области дается ссылка«согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углупишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1 междустрочный интервал дается ссылка науказ или распоряжение Губернатора области.

Все составные части реквизита центруются относительно самойдлинной строки и печатаются через 1 междустрочный интервал. При наличиинескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение № 1

к указу Губернатора области

от________ 2019 № ___

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центрутекста на расстоянии 2 междустрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте акта Губернатора области формулировки«Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углурасполагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на акт Губернатораобласти, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

указом Губернатора области

от________ 2019 № ___

Заголовок к тексту приложения печатается центрованнымспособом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовкаприложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ,ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов ихзаголовки печатаются центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны бытьсогласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице,заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная совторого листа.

В положениях, программах, уставах и других подобныхдокументах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты иподпункты – в соответствии с пунктом 54 Инструкции.

75.К проектам актов Губернатора области прилагается пояснительная записка,содержащая краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, атакже сведения о том, на основании чего подготовлен проект акта Губернатораобласти и с кем согласован.

76.Согласование проектов актов Губернатора области в СЭД осуществляется в порядке,установленном постановлениемАдминистрации области от 11 июня 2014 г. № 260 «О порядкесогласования и подписания проектов правовых актов в Администрации области иорганах исполнительной власти области».

Подготовка, оформление и согласованиепроектов актов

Администрации области

77. Подготовка и оформление проектов постановленийАдминистрации области, распоряжений Администрации области (далее также -проекты актов Администрации области) производится в соответствии со следующимитребованиями (приложение № 8) :

1) проекты актов Администрации области и приложения к ним печатаются на листах бумаги форматаA4 (210х297) шрифтом № 15. Верхнее поле первого листа проекта акта - 20 мм,левое поле - 27 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, междустрочный – Множитель, значение - 1,25.

На первой странице проекта акта Администрации области управой границы текстового поля печатается слово «Проект» без кавычек;

2) проекты актов Администрации области имеют следующиереквизиты.

Наименование высшегоисполнительного органа государственной власти области – АДМИНИСТРАЦИЯПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ печатается водну строку прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравниваетсяпо центру.

Наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ -отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом и печатаетсяпрописными буквами.

Заголовок оформляется в соответствии с пунктом 53 Инструкции.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами иможет подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть(в распоряженииАдминистрации области - распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений Администрации областизавершается словами «Администрация области ПОСТАНОВЛЯЕТ:», последнее словопечатается прописными буквами.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действияне нуждаются в разъяснении;

3)текст, подпись иприложения к актам Администрацииобласти оформляются аналогично проектам актов Губернатора области.

78.К проектам актов Администрацииобласти прилагается пояснительная записка, содержащая краткоеизложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения отом, на основании чего подготовлен проект акта Администрации области и с кемсогласован.

79. Согласование проектов актов Администрации области в СЭДосуществляется в порядке, установленном постановлениемАдминистрации области от 11 июня 2014 г. № 260 «О порядкесогласования и подписания проектов правовых актов в Администрации области иорганах исполнительной власти области».

Подготовка, оформление и согласование проектовприказов

по Аппарату Администрации области

80. Всоответствии с Положением об Аппарате Администрации Псковскойобласти, утвержденным постановлением Администрации области от 12 августа 2010 г. № 300 «Обутверждении Положения об Аппарате Администрации Псковской области», в Администрации области издаются приказы по Аппарату Администрацииобласти (далее также - приказы). Приказамиоформляются решения по наиболее важным вопросам функционирования Администрацииобласти, а также по основным организационным и кадровым вопросам.

81. В Администрации области издаются приказы по Аппаратуследующих видов:

по основной деятельности (приказы по направлениямдеятельности подразделений, по организационно-штатным вопросам);

по личномусоставу(о назначении на должность,командировании,увольнении, поощрении, служебной проверке (расследовании), взыскании и др.);

об отпуске, об отзыве из отпуска.

82. Не допускается совмещение в одном документе приказа поосновной деятельности с приказом по личному составу.

83. Проекты приказов по основной деятельности оформляютсяподразделениями Аппарата Администрации области на основании поручений Губернатора области,заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, заместителейРуководителя Аппарата, руководителей подразделений Аппарата Администрации либо в инициативном порядке в пределахкомпетенции.

84. Проекты приказов по личному составу, об отпуске, оботзыве из отпуска оформляются Управлением государственной службы и кадровАдминистрации Псковской области по представлениям подразделений, на основаниипоручений Губернатораобласти, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, заместителейРуководителя Аппарата, руководителей подразделений либо в инициативном порядке в пределах компетенции.

85. Обязанности по обеспечению качественной подготовкипроектовприказов и их согласование с заинтересованными должностными лицамивозлагаются на руководителей подразделений, которые готовят и вносятсоответствующий проект приказа.

86.Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Управлениедокументационного обеспечения.

87.К проектам приказов прилагается пояснительная записка, содержащая краткоеизложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения отом, на основании чего подготовлен проект приказа.

88. Подготовка и оформление проектов приказов производится всоответствии со следующими требованиями (приложение № 9):

1) проекты приказов и приложения к ним печатаются на листах бумаги формата A4 (210Ч297)шрифтом № 15. Верхнее поле первого листа проекта акта - 20 мм, левое поле - 27мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, междустрочный- Множитель, значение - 1,25;

2) заголовок приказа должен кратко и точно отражатьсодержание текста приказа. Заголовок печатается шрифтом № 15 от левого края текстовогополя, от предыдущего реквизита отделяется 2 межстрочными интервалами. Заголовокимеет до 28 - 30 знаков в строке, пишется с прописной буквы без кавычек, строки- без переноса. Точка в конце заголовка не ставится;

3)текст приказа отделяется отзаголовка 2 межстрочными интервалами, выравнивается по левой и правой границамтекстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2-х частей - констатирующей(преамбулы) и распорядительной.

Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия приказа, то в проекте приказадается вступительная часть - преамбула, в которой кратко излагаются цели изадачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Онаможет начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и др.

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей частиуказываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом«ПРИКАЗЫВАЮ:», напечатанным прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроковисполнения. Распорядительная часть делится на пункты, нумеруемые арабскимицифрами с точкой, без заголовков. Действия однородного характера перечисляютсяв одном пункте. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметьбуквенную или цифровую нумерацию.

Допускаетсяуменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» имежстрочных интервалов при необходимости размещения текста приказа на однойстранице.

Последний пункт распорядительной части приказа содержитсведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контрольза исполнением приказа.

Принеобходимости дополнения приказа новым пунктом (подпунктом) между существующимипунктами (подпунктами) новые пункты (подпункты) обозначаются дополнительнымицифрами (буквами), помещаемыми через точку после основного цифрового(буквенного) обозначения - «1.1», «а.1)».

Вкачестве исполнителей в приказах могут указываться подразделения АппаратаАдминистрации области либо конкретные должностные лица.

Если приказ изменяет или отменяет ранее изданный приказ иликакие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текстаприказа должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) суказанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами«Признать утратившим силу...».

Вприказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». ПодразделенияАппарата Администрации (должностные лица), до сведения которых доводитсяприказ, перечисляются в листе рассылки, который исполнитель готовит вместе спроектом приказа.

Если в приказе приводятся таблицы, графики, схемы, то ониоформляются в виде приложений, а соответствующие пункты приказа должны иметьссылки на эти приложения.

В приложении к приказу на первом листе в верхнем правом углууказывается «Приложение», наименование приказа, его дата и регистрационныйномер.

Например:

Приложение

к приказу по Аппарату

Администрации области

от ______2019 № ___

Приналичии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение № 1

к приказу по Аппарату

Администрации области

от ______ 2019 № ___

Приложения в приказе допускаются только связанныепредписаниями распорядительной части текста приказа.

Например:

В тексте приказаиспользуется формулировка:

«Утвердить прилагаемоеПоложение об Управлении документационного обеспечения Администрации Псковскойобласти». Приложение оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

приказом по Аппарату

Администрации области

от _____ 2019 № ____

89. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом;

номер приказа по основной деятельности состоит из порядковогономера, дефиса и строчных букв «од»;

номер приказа по личному составу состоит из порядковогономера, дефиса и строчных букв «плс»;

номер приказа об отпуске, об отзыве из отпуска состоит изпорядкового номера, дефиса и строчных букв «от».

Датойприказа является дата его подписания.

90.Изменения в приказы, отмена и признание утратившими силу приказовосуществляется новыми приказами.

Приказыподписывает Руководитель Аппарата, в его отсутствие - лицо, исполняющееобязанности Руководителя Аппарата.

91. Подписанные приказы регистрируются, тиражируются иформируются в номенклатурные дела вотделе распорядительных документов.

92. Копии приказов направляются адресатам в соответствии сосписком рассылки, который составляется подразделением, подготовившим проектприказа, в том числе с использованием СЭД.

93. Согласование проектов приказов в СЭД осуществляется впорядке, установленномпостановлением Администрацииобласти от 11 июня 2014 г. № 260 «О порядке согласования иподписания проектов правовых актов в Администрации области и органахисполнительной власти области».

Оформление, согласование и подписаниеотдельных видов документов

в Администрации области

94. В деятельности Администрации области создается комплексорганизационно-распорядительных документов: протоколы заседаний совещательных,координационных, экспертных и других органов, акты, аналитические справки,докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), сметы, деловая(служебная) переписка.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколахкоординационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Протоколы заседаний (совещаний)

95. Оформление проектов протоколов заседаний Администрации области,заседаний координационных советов, рабочих групп, организационных комитетов, атакже рабочих встреч и совещаний под председательством Губернатора области,заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата (далее также - проектыпротоколов) осуществляетсяответственным секретарем заседания Администрации области, координационныхсоветов, рабочих групп, организационных комитетов, а также рабочих встреч исовещаний под председательством Губернатора области, заместителей Губернатораобласти, Руководителя Аппарата (далее также – заседания (совещания)) или соответствующим подразделением.

96. Проекты протоколов оформляются на основании записей,произведенных во время заседания (совещания), тезисов докладов и выступлений,справок, проектов решений.

97. Протокол может оформляться в полной или краткой форме,при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое понему решение (приложение № 10):

1) текст полного протокола, как правило, состоит из 2-хчастей: вводной и основной.

Во вводной части указываются фамилии, инициалы председателя (председательствующего),лиц, присутствовавших на заседании (совещании),илиц, приглашенных на заседание (совещание).

Слово «Присутствовали:» печатается от границы левого поля,подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименованиядолжностей присутствующих, а справа от них - их фамилии и инициалы.Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, вовводной части протокола делается ссылка на прилагаемый к протоколу список.

Например:

Присутствовали: 25 человек (списокприлагается)

Если в заседании (совещании) принимают участие представителиразных органов государственной власти и организаций, указываются место работы идолжность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1междустрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня: перечнемрассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указаниемдокладчика по каждому пункту повестки дня, вопросы повестки дня формулируются спредлогом «О» («Об»), печатаютсяцентрованным способом и нумеруются римскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:)

Основное содержание докладов и выступлений помещается втексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делаетсясноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текстепротокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования:«За - …, против - …, воздержались - …».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения);

2) в Администрации области протоколы составляются, какправило, в краткой форме.

Текст краткого протокола также состоит из 2-х частей: вводнойи основной.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя(председательствующего), фамилии, инициалы лиц, присутствующих на заседании(совещании), а также фамилия, инициалы ответственного за составление протокола.

Многострочные наименованиядолжностейприсутствующих указываются через 1 междустрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошнойчертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса всоответствии с повесткой дня, содержание вопроса, докладчики по вопросу ипринятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается спредлога «О» («Об»), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркиваетсяодной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1 межстрочногоинтервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших приобсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 междустрочный интервал.Затем указывается принятое по вопросу решение.

98. Протоколы печатаются на листах формата А4 размером шрифта№ 15 и имеют следующие реквизиты.

В верхней части листа прописными буквами полужирным шрифтомразмером не менее № 16 центровано печатается слово «ПРОТОКОЛ».

Вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизитадвумя межстрочными интервалам и печатается центровано полужирным шрифтом через1 междустрочный интервал.

Место проведения заседания (совещания) указывается принеобходимости, печатается через 1 междустрочный интервал от левой границылиста.

Дата проведения заседания (совещания) оформляетсясловесно-цифровым способом и печатается через 1 междустрочный интервал ниже предыдущего реквизита управой границы листа. Номер протокола заседания (совещания) печатается на однойстроке с датой протокола арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протоколазаседания (совещания) конкретного совещательного органа.

Основная часть протокола печатается через один междустрочныйинтервал.

Подпись отделяется от текста 3 междустрочными интервалами ивключает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании(совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченногораспространения, проставляется отметка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера,включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие взаседаниях.

99. Проекты протоколов заседаний (совещаний) вносятся насогласование в СЭД не позднее одного рабочего дня, следующего за днемпроведения заседания (совещания).

Перечень согласующих инстанций определяется секретаремзаседания (совещания) либо ответственным за проведение заседания (совещания).

Руководители подразделений обеспечивают подготовку инаправление на согласование и подписание проектов протоколов в СЭД в разделе «Внутренние» (виддокумента – протокол) с соблюдением следующихпоследовательности и сроков согласования:

а) для проектовпротоколов, подписантом которых является Губернатор области:

заместительГубернатора области, координирующий деятельность подразделения, осуществляющегоподготовку проекта протокола, - 1 день;

Комитет пофинансам Псковской области (в случаях, когда проект протокола содержитмероприятия финансового характера) - 2 дня;

Правовоеуправление Администрации Псковской области - 2 дня;

Управлениедокументационного обеспечения - 2 дня;

РуководительАппарата - 2 дня;

б) для проектовпротоколов, подписантами которых являются заместители Губернатора области,Руководитель Аппарата:

Комитет пофинансам Псковской области (в случаях, когда проект протокола содержитмероприятия финансового характера) - 2 дня;